Madrid impulsa la transformación digital de su Archivo Judicial con la digitalización de más de 280.000 documentos
La Comunidad de Madrid está llevando a cabo uno de los procesos de digitalización documental más ambiciosos de los últimos años en el ámbito judicial. El Archivo Judicial Territorial se encuentra en plena transformación digital, con el objetivo de completar el proceso antes del 31 de diciembre de este año. Esta iniciativa contempla la digitalización de más de 280.000 unidades documentales, equivalentes a 25.542 cajas y más de 3.000 metros lineales de documentos en papel.
Infraestructura tecnológica y equipo humano especializado
Para hacer posible esta gran operación, se ha dispuesto una avanzada infraestructura técnica compuesta por 36 escáneres (30 cenitales y 6 de sobremesa), además de un equipo profesional de 70 personas. Este esfuerzo logístico está siendo coordinado por la Consejería de Presidencia, Justicia y Administración Local.
El objetivo principal de esta digitalización masiva es preservar el legado documental, facilitar su acceso tanto a órganos judiciales como a usuarios externos, y asegurar la trazabilidad completa de cada documento. En este proceso, se han destinado 8.568.426,24 euros procedentes de los fondos Next Generation de la Unión Europea.
Volumen documental y valor histórico
Los documentos que se están digitalizando abarcan un extenso periodo histórico, lo que otorga un gran valor patrimonial al archivo. Entre los materiales destacan:
- 250.000 expedientes judiciales desde 1860 hasta 1990
- 25.000 libros de sentencias comprendidos entre 1913 y 2022
- 5.000 libros de registro entre 1873 y 2015
Estos fondos proceden de múltiples instancias judiciales, incluyendo juzgados municipales, juzgados de primera instancia e instrucción, así como órganos ya extintos como la antigua Audiencia Territorial, predecesora del actual Tribunal Superior de Justicia.
Metodología y fases del proceso de digitalización
La empresa Teknei ha sido la adjudicataria del proyecto. El trabajo comienza con la identificación y clasificación de los documentos, llevada a cabo por la Unidad Técnica de Coordinación de Archivos Judiciales. Posteriormente, las cajas con documentos son trasladadas para su preparación, la cual incluye:
- Retiro de elementos metálicos como grapas y clips
- Evaluación del estado físico del papel
- Organización y ordenación de los documentos
Según el tipo de soporte documental, se asignan escáneres específicos. Los documentos sueltos en buen estado se procesan con escáneres de sobremesa, mientras que libros encuadernados, planos, fotografías y materiales delicados se digitalizan con escáneres cenitales.
Optimización del acceso y trazabilidad documental
Finalizada la digitalización, se realiza una revisión exhaustiva de la calidad de las imágenes generadas. A continuación, se incorporan metadatos descriptivos normalizados, lo cual permite gestionar eficientemente los fondos a través de un gestor documental avanzado.
Este sistema no solo mejora el acceso a los documentos, sino que también permite conocer qué archivos son más consultados, gestionar las transferencias documentales entre archivos y juzgados y garantizar la trazabilidad total de los fondos, algo fundamental en el ámbito civil, mercantil o incluso penal.
Impacto en el sistema judicial y en la ciudadanía
El consejero de Presidencia, Justicia y Administración Local, Miguel Ángel García Martín, ha destacado que esta iniciativa facilitará la accesibilidad, conservación y consulta del patrimonio judicial madrileño. Según sus declaraciones, se trata de una herramienta clave para evitar la manipulación constante de documentos originales, protegiendo así su integridad física.
Además, esta digitalización facilitará el acceso a investigadores, estudiantes y profesionales del derecho, quienes podrán trabajar con copia digital sin necesidad de manipular los documentos originales. En este sentido, contar con un historial documental digitalizado es una ventaja estratégica para servicios jurídicos especializados en derecho internacional o propiedad intelectual, donde la documentación precisa y accesible es esencial.
Seguridad, control y privacidad en la gestión documental
Por su parte, el consejero de Digitalización, Miguel López-Valverde, ha subrayado la importancia de la digitalización para crear un inventario seguro que minimice el riesgo de pérdida o deterioro documental. Además, ha señalado que este sistema permite gestionar de forma más eficaz el acceso a los documentos, garantizando que solo personas autorizadas puedan consultarlos.
Este nivel de control resulta especialmente relevante para empresas y despachos profesionales que manejan documentación sensible, en especial en áreas como derecho fiscal, laboral o concursal.
Grupo Oclem: soluciones legales adaptadas a la transformación digital
Desde Grupo Oclem, valoramos positivamente este tipo de proyectos que modernizan la administración de justicia y permiten una mayor eficiencia en la gestión de recursos jurídicos. Nuestro equipo legal multidisciplinar está preparado para asesorar a empresas, particulares e instituciones que deseen adaptarse a los cambios normativos y tecnológicos del entorno legal actual.
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Más información
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Asimismo, si te interesa cómo otras grandes empresas están abordando la transformación digital, puedes explorar las iniciativas tecnológicas de compañías como Telefónica.
